Polybius entwickelt Geschäftsprozesslogik für Dokumente und macht diese 3D-fähig.
Der dritte Weg im eCommerce: Dokumente mit Intelligenz
Etliche Arbeitsschritte im Lebenszyklus eines Produktes und dessen Vermarktung sind mit den Spezialsystemen der beteiligten Fachbereiche nicht zu erledigen. Sie erfordern weiterhin die manuelle Erstellung von Dokumenten oder die Arbeit mit anderen Anwendungen.
Dokumente sind in vielen Situationen nicht zu ersetzen. Sie kapseln (embedded) Ihr gesamtes Produktspektrum in einen "Container" und sind somit offline nutzbar, transportabel, können vor Veränderung geschützt werden, sie lassen sich per E-Mail verschicken und dienen oft als Nachweis eines bestimmten Vorgangs.
Da traditionelle Organisationsstrukturen in industriellen Projekten im Vergleich zu (weltweit) verteilten Teams und Netzwerken nur noch eine begrenzte Rolle spielen, wird es immer entscheidender, die Schnittstellen zwischen den intern und extern Beteiligten klar zu definieren und die Prozesse über diese Schnittstellen hinweg zu beherrschen. Das wird die Rolle von neutralen Dokumenten, die weder an ein bestimmtes System noch an eine Teilorganisation gebunden sind, werden.
Diesen Dokumenten, ob Papierausdruck, Text- oder Bilddatei, E-Mail, Formular, CAD-Zeichnung oder 3D-Modell, fehlte bislang die Möglichkeit der Automatisierung und Standardisierung der betreffenden Tätigkeiten entsprechend der Logik der Geschäftsprozesse, wie sie in den großen Programmen der Unternehmens-IT mittlerweile steckt.
Polybius bietet eine einfache und wirtschaftliche Lösung, die sich von anderen Ansätzen unterscheidet. Statt die fehlenden Arbeitsschritte unter die Steuerung großer Systeme zu stellen, werden die Dokumente selbst mit der nötigen Prozesslogik ausgerüstet, und sie nehmen diese Logik mit auf ihren Weg durch die Unternehmen.
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Wie können Dokumente zur Prozessautomation beitragen?
Der auf über 90% der Rechner installierte kostenlose Adobe Reader ist der Client für die sichere Verarbeitung von produktbezogenen Daten.
Wie spielt es mit den bereits getätigten Investitionen in Ihre Dokumente zusammen?
Es soll Ihnen darlegen, welche Verbesserungen Ihrer Prozesse Ihnen jetzt mit verblüffend einfachen Lösungen zur Verfügung stehen.
Die Industrie hat schon einen weiten Weg zurückgelegt hin zur Digitalisierung von Produkten und Prozessen.
Verschiedene Aufgabengebiete im Unternehmen haben eigene Systeme und
Kommunikationswege. Mit den Systemen der Entwicklung können andere Mitarbeiter oft nicht viel anfangen.
Die hohen IT-Investitionen nutzen tatsächlich nur in einem Teil Ihrer Prozesse.
Obwohl vollständige Beschreibungen der Produkte in einer für jeden verständlichen Form in den Firmennetzen vorhanden sind, obwohl praktisch alle Dokumente mit Hilfe von Software erstellt werden, bleiben diese
Informationen in weiten Teilen des Produktlebenszyklus ungenutzt, müssen immer wieder neu eingegeben und übertragen werden, oder wandern als Ausdruck oder Datenkopie oft unkontrolliert durch das Unternehmen.
Transparenz von Abläufen, Wahrung von Betriebsgeheimnissen, Abschaffung unnötiger Tätigkeiten wie der wiederholten Eingabe und Verwaltung derselben Daten an verschiedenen Orten – solche Fragen stellen sich eben aus unternehmerischer Sicht anders als aus der Sicht einzelner Mitarbeiters.
Drei typische Hindernisse für die Prozessoptimierung
Die Organisation der Prozesse findet fast nirgends mehr unter einem Dach statt, sondern im erweiterten Unternehmen, das als weltweites Netzwerk aus Partnern, Lieferanten und Dienstleistern aller Art besteht.
Hier liegt die erste Barriere, die unweigerlich zur Bruchstelle der prozessweiten Kommunikation wird. Weder z.B. PDM noch CAD gestatten normalerweise einen firmenübergreifenden Einsatz. Alle Daten, die innerhalb eines Prozesses über Firmengrenzen hinweg benötigt werden, müssen also auf andere Weise ausgetauscht werden. Zum Beispiel per Brief, als E-Mail-Anhang, mit Fax oder Telefonat, über Internet-Portale oder spezielle Netze.
Damit verlassen die Daten die kontrollierte Umgebung. Aber auch innerhalb einer einzigen Firma sind die Abläufe nicht mehr so einfach. An die Stelle vieler nacheinander zu durchlaufender Arbeitsschritte in unterschiedlichen Fachbereichen mit definierter Übergabe der Zwischenergebnisse sind parallele Prozesse getreten, die von interdisziplinären Projektteams verantwortet werden. Die ständige Kommunikation zwischen den verschiedenen Beteiligten allein in der Produktentwicklung, zwischen Konstruktion, Elektrotechnik / Elektronik, Softwareprogrammierung, Simulation und Versuch, Terminplanung und Projektmanagement, erfordert auch einen ständigen Austausch von Informationen, die in fast ebenso vielen Systemen vorgehalten werden, wie Fachbereiche beteiligt sind.
Das ist Schwachstelle Nummer 2. Gerade die hochsensiblen Entwicklungsdaten der verschiedenen Disziplinen werden fast immer redundant verwaltet, und die Erzeugersysteme sind selten gut miteinander integriert. Die Daten müssen also auch hier die Systeme verlassen, um anderen als ihren Erzeugern die Nutzung zu gestatten. Verschicken von Screenshots und Ausdrucke sowie Datenübertragung via Schnittstelle sind innerhalb eines Unternehmens deshalb an der Tagesordnung. Noch schwieriger ist die sichere Steuerung von Prozessen, wenn verschiedene Unternehmensbereiche involviert sind. Der Entwickler spricht eine andere Sprache und denkt anders als der Betriebswirt. Produktentwicklung und Produktion betrachten sich gegenseitig selten als Partner. Der Einkäufer hat andere Probleme als der Vertrieb. Das Marketing benötigt Produktdaten zu anderen Zwecken als der Kundendienst oder der Händler. Solche bereichsübergreifenden Aktivitäten machen nur zum Teil noch an der Firmengrenze Halt.
Das ist die dritte Bruchstelle eines kontrollierten Prozessmanagements. Auch die verschiedenen Aufgabengebiete haben ihre eigenen Systeme und Kommunikationswege, und mit den speziellen Programmen und Methoden der
Entwickler können die meisten anderen Mitarbeiter nicht viel anfangen. Ganz abgesehen davon, dass solche Spezialsysteme so teuer sind, dass ihre Installation sich schon aus Kostengründen verbietet, wo sie nicht wirklich notwendig ist. Damit ist klar, welche (Teil-)Prozesse gegenwärtig und mit den bekannten Methoden und Softwaretools nicht zufriedenstellend beherrscht werden können: alle Abläufe, bei denen Grenzen zwischen Ingenieurdisziplinen, zwischen Unternehmenshauptbereichen oder zwischen Unternehmen überschritten werden müssen.
Nicht alle Teilprozesse können mit dem implementierten Software-
Systemen zufriedenstellend beherrscht werden:
1. Firmenübergreifende Prozesse finden in den meisten Fällen außerhalb
existierender IT-Systeme statt.
2. Informationen befinden sich in verschiedenen unternehmensinternen Systemen (PLM, ERP, CRM, usw.), die nicht alle integriert sind.
3. Unterschiedliche Aufgabengebiete haben eigene Kommunikationswege und Spezialsysteme, die nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen (z.B. PDM-Systeme)
Lösungswege mit bekannten Mitteln
Der erste Lösungsweg, der sich anbietet, ist die bessere Nutzung und dazu der funktionale Ausbau der bereits installierten IT, sei es zum Beispiel im Umfeld Enterprise Resource Planning (ERP) beziehungsweise Produktionsplanung und -steuerung (PPS), sei es im Rahmen von Produktlebenszyklus Management (PLM) oder anderen Kernsystemen der Unternehmens-IT.
Aber mit den auf diese Weise zu erzielenden Verbesserungen wird nur ein kleiner Teil der oben geschilderten Probleme beseitigt. Über Firmengrenzen hinweg ist der Einsatz solcher Software nur in wenigen Ausnahmefällen überhaupt denkbar. Nicht nur deswegen sind verschiedenste Formen von Dokumenten, ob digital als PDF-Datei oder ausgedruckt über diverse Systeme, weiterhin zentrale Mittel der Unternehmenskommunikation. Oft bieten sie eben schnellen, einfachen Zugriff und Unveränderbarkeit, wo dies höchste Priorität hat.
Als zweite Möglichkeit bietet sich die Programmierung und Nutzung von Individuallösungen an.
Innerhalb eines Hauses gibt es unterschiedlichste Ansätze, den Workflow mit Hilfe von Dokumenten über die Bereiche hinweg elektronisch zu steuern.
Die aktuelle Variante bezüglich unternehmensübergreifender Zusammenarbeit
ist das Internet Portal, zu dem Partnern oder Lieferanten gezielter Zugang gewährt wird. Über einen Client sollen hier Daten und Informationen in vorgegebener Form erfasst werden, die dann aktuell gepflegt sind. Prozesse
sind damit allerdings nicht zu steuern. Individuelle Lösungen können auf die ganz spezifischen Besonderheiten der eigenen Prozesse getrimmt werden und machen unabhängig von allgemeinen Standards und dem Entwicklungsniveau marktüblicher Softwaresysteme. Sie sind jederzeit an laufende Veränderungen anpassbar.
Das stimmt in der Theorie und wird deswegen auch immer wieder versucht. In Wirklichkeit aber sind eigens entwickelte, komplexe Softwaresysteme, mit denen tatsächlich Unternehmensprozesse gesteuert werden, unwirtschaftlich und unbrauchbar. Das größte Problem sind dabei die ständige Pflege,
Fehlerbehebung und Wartung und die Pflege der Schnittstellen zu den kommerziellen Systemen, die benötigt werden.
Selbst wenn modernste Methoden der objektorientierten Programmierung, beste Middleware und ein Datentransfer vom neuesten Stand der Technik im Einsatz sind: Die Unternehmensprozesse ändern sich schneller, als Individualsoftware nachkommen kann. Die Komplexität nimmt in einem Tempo zu, das es gar nicht erlaubt, die Prozesse in ihrem ganzen Umfang auch nur zu analysieren. Man kann nur einen Teil der Arbeitsschritte erfassen und unterstützen.
Im Übrigen gilt bei Individualsoftware mehr noch als bei Standardsystemen, die von jedermann erworben werden kann und bei Partnern oder Zulieferern vielleicht im Einsatz sind: An der Firmengrenze ist definitiv Schluss mit ihrem Nutzen.
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